GESTION DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS: GESTION DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

GESTION DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

GISELL ANDREINA CONTRERAS

CLAUDIA PAOLA ORTIZ PARADA

JACQUELIN ADRIANA ABREO REYES

IVONNE ANDREA PALTA PAZ

HECTOR ELIAS MENDOZA CARDENAS

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

INGENIERIA INDUSTRIAL

SAN JOSE DE CUCUTA

2013

GESTION DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

CLAUDIA PAOLA ORTIZ PARADA 1191146

GISELL ANDREINA CONTRERAS 1191147

JACQUELIN ADRIANA ABREO REYES 1191142

IVONNE ANDREA PALTA PAZ 1191002

HECTOR ELIAS MENDOZA CARDENAS 1980181

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS EN LA EMPRESA ELECTRO ARCO S.A.S.

PRESENTADO:

LUZ ESTELLA DURAN CAICEDO

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

INGENIERIA INDUSTRIAL

SAN JOSE DE CUCUTA

2013

San José de Cúcuta, noviembre 8 de 2013

Señores

ELECTRO ARCO DEL ORIENTE S.A.S

Ciudad

ASUNTO: SOLICITUD PERMISO, INGRESO Y COLABORACIÓNA LA INFORMACION QUE SE TIENE DE LOS MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS.

Cordial saludo

Los estudiantes abajo relacionados, de la asignatura Gestión de Talento Humano, de quinto semestre de Ingeniería Industrial. Requieren de su colaboración para ingresar, conocer y ayudar, en la elaboración o actualización de los manuales de función y procedimiento de su empresa con el fin de realizar una visita industrial, para conocer los puestos de trabajo y su respectiva retribución.

Es muy importante la realización de éstas visitas, ya que fortalecen los conocimientos adquiridos en la academia y disminuir la distancia que se tiene entre la teoría de la universidad y lo que realmente se aplica en nuestra región.

Agradezco de antemano su gentil colaboración.

Atentamente,

ADRIANA ABREO REYES CLAUDIA ORTIZ PARADA

Estudiante Ingeniería Industrial Estudiante Ingeniería Industrial

ANDREINA CONTRERAS ANDREA PALTA PAZ

Estudiante Ingeniería Industrial Estudiante Ingeniería Industrial

HECTOR MENDOZA CARDENAS

Estudiante de Ingeniería Industrial

CUESTIONARIO

Este cuestionario muestra las preguntas que se aplicaron en la entrevista que se realizó a la empresa ELECTRO ARCO DEL ORIENTE S.A.S para obtener información de la perspectiva de la empresa.

NOMBRE DEL ENTREVISTADO: ______________________________________

CARGO DEL ENTREVISTADO: ______________________________________

1. ¿Conoce usted el manual de funciones de la empresa?

SI _______ NO _______

2. ¿La empresa tiene un organigrama escrito, conocido y acatado por toda la organización?

SI _______ NO _______

3. ¿La empresa tiene políticas, manuales de procedimientos y descripción de cargos y funciones escritos, conocidos y acatados para toda la organización?

SI _______ NO _______

4. ¿Se establecen claramente las áreas de responsabilidad y autoridad?

SI _______ NO _______ ¿Por qué?

5. ¿La empresa está cumpliendo con los objetivos planteados?

SI _______ NO _______

6. ¿Se cuenta con los recursos necesarios para operar el negocio?

SI _______ NO ______

7. ¿se están canalizando los recursos al área que los necesita y en las cantidades necesarias?

SI _______ NO _______

8. ¿Puede medir grado de satisfacción de los usuarios del servicio?

SI _______ NO _______

9. ¿Es bueno el clima interno de la empresa?

SI _______ NO _______

10. ¿La empresa es eficiente?

SI _______ NO _______

ELECTRO ARCO DEL ORIENTE S.A.S

EMPRESA Electro arco del oriente S.A.S

OBJETO reparación y mantenimiento de trasformadores

UBICACIÓN Av.6 21-49 El Salado

Teléfono: (7) 5870888

Telefax: (7) 5876648

www.electroarco.com.co

Cúcuta - Colombia

Nuestra empresa se especializa desde hace 13 años en reconstrucción, reparación y mantenimiento de transformadores de distribución y potencia serie 15 kv 35 kv., construcción y remodelación de redes para distribución de energía eléctrica aéreas de media y baja tensión. Además realizamos montajes electromecánicos y obras complementarias como: montajes para centrales hidráulicas y térmicas, subestaciones de energía, sistemas de calefacción, refrigeración y enfriamiento, montajes de ascensores, líneas de transmisión y sub transmisión de energía. También prestamos servicios de estudios de consultoría,interventoría y administración de proyectos eléctricos. Comercializamos productos eléctricos, transformadores nuevos de distribución y potencia.

OBJETIVOS

· Analizar de forma detallada los cargos de la empresa.

· Evaluar, analizar y valorar de forma justa cada cago.

· Realizar la descripción de los cargos de cada uno de los puestos de la empresa.

MISIÓN

Satisfacer a nuestros clientes por medio de la reparación y mantenimiento de transformadores de distribución y de potencia, construcción, remodelación y mantenimiento de redes eléctricas aéreas de media y baja tensión, contamos con equipos propios y el apoyo del personal comprometido con la empresa que nos permite garantizar la satisfacción del cliente y la competitividad de nuestro servicio para de esta forma ganarnos su completa confianza y reconocimiento.

VISIÓN

Fortalecernos en el 2016 en la Región Nororiental como la empresa líder en la reparación y mantenimiento de transformadores de distribución y potencia; construcción, remodelación y mantenimiento de redes eléctricas aéreas de media y baja tensión, siendo reconocidos como una empresa seria y cumplidora, basada en el mejoramiento continuo de sus procesos.

POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ELECTRO ARCO DEL ORIENTE S.A.S., empresa prestadora de los servicios de reparación y mantenimiento de transformadores de distribución y potencia serie 15 KV Y 35 KV; construcción, remodelación y mantenimiento de redes eléctricas de media y baja tensión, tiene como política ofrecer a nuestros clientes y partes interesadas productos y servicios de la más alta calidad, que logren cubrir e incluso superar sus expectativas conllevando a su satisfacción, mediante procesos que permitan prevenir y controlar las fuentes de contaminación ambiental, así como todos aquellos aspectos que en el ambiente laboral puedan generar efectos nocivos en la salud e integridad de sus trabajadores, contando con personal competente y comprometida con la mejora continua de sus procesos, el cumplimiento de la normatividad legal y de otros requisitos aplicables a la organización, contribuyendo al desarrollo de la empresa, sus colaboradores y la región.

ORGANIGRAMA ELECTRO ARCO DEL ORIENTE S.A.S

MANUAL DE FUNCIONES ELECTRO ARCO DEL ORIENTE S.A.S

GERENTE

SUB- GERENTE

ASISTENTE SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

SECRETARIA

JEFE DE TALLER

INGENIERO DE PROYECTOS

LIMPIEZA Y PINTURA

BOBINADOR

CAPORAL DE REDES

OPERARIO DE BODEGA

AYUDANTE TÉCNICO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ELECTRO ARCO DEL ORIENTE S.A.S

1.0 OBJETIVO

Establecer, implementar y controlar el procedimiento para la administración del personal antiguo o nuevo de Electro Arco del Oriente S.A.S.

2.0 ALCANCE

A todos los Procesos de Reconstrucción, Reparación, Mantenimiento de transformadores, Construcción y Remodelación de Redes Eléctricas, Trabajos electromecánicos.

3.0 DEFINICIONES

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

Estructura de la Organización: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal.

Ambiente de Trabajo: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

Perfil ocupacional: Se denomina así a las especificaciones y exigencias técnicas mínimas del cargo que se quiere proveer.

4.0 RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad del Gerente cumplir con este procedimiento.

5.0 DESARROLLO

5.1 ELABORACION DE PERFILES OCUPACIONALES Y DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES

5.1.1 Identificar los cargos a analizar mediante la revisión y en caso de ser necesaria, la actualización periódica del Organigrama.

5.1.2 Recolectar ya sea mediante cuestionarios, observación directa o entrevista, toda la información relacionada con las actividades y tareas que debe desempeñar el cargo, incluyendo aquéllas relacionadas con el Sistema Integral de Gestión.

5.1.3. Registrar en el formato F-019 PERFIL OCUPACIONAL Y DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES, las responsabilidades y actividades que se realizan en el puesto de trabajo; con base en la información obtenida, elaborar o actualizar el Perfil Ocupacional con el fin de determinar los requisitos mínimos exigidos para la persona que vaya a desempeñar el cargo.

5.1.4 Revisar la información recolectada con el fin de verificar que no exista duplicidad en las responsabilidades definidas para cada cargo.

5.1.5 Realizar los ajustes que sean necesarios y redactar en forma definitiva el perfil ocupacional y la descripción de responsabilidades para cada uno de los cargos analizados.

5.1.6 Una vez emitidos y/o actualizados los perfiles ocupacionales y descripción de responsabilidades, proceder a darlos a conocer a las personas que ocupan cada uno de los cargos analizados, entregar por escrito la información correspondiente a las responsabilidades para cada cargo.

5.2 VINCULACION Y CONTRATACION DE PERSONAL

5.2.1 Identificar las necesidades de personal y/o la generación de vacantes en alguna área de la empresa y proceder a ubicar posibles candidatos mediante referidos.

5.2.2 Realizar una preselección de hojas de vida de los aspirantes con base en el estudio comparativo entre la hoja de vida y el perfil ocupacional. Registre la información obtenida en el formato F-062 ANALISIS DE COMPETENCIAS.

5.2.3 Una vez preseleccionadas las hojas de vida, escoja aquella(s) que más se ajuste(n) al Perfil buscado, con el fin de realizar la entrevista. Registre también la evaluación de habilidades en el formato F-062 ANALISIS DE COMPETENCIAS.

5.2.4 Realizar la prueba técnica para aspirar al cargo a cada uno de los aspirantes, de la siguiente manera:

ü Realización del trabajo con los equipos y herramientas necesarios, en un tiempo determinado por el Gerente de la Organización.

ü Formulación de preguntas relacionadas con el respectivo trabajo.

5.2.5 Analizar toda la información del aspirante(s) recolectada hasta el momento y apruebe aquel candidato que se ajusta a las necesidades de la organización.

5.2.6 Proceder a la contratación del personal de la siguiente manera:

· Solicitar la documentación Basada en el formato F- Profesiograma.

· Elaborar el contrato a término indefinido.

· Realizar las afiliaciones a la EPS, ARP y fondo de pensiones.

· Elaborar la carpeta del aspirante con toda la documentación.

5.2.7 Enviar al trabajador al examen ocupacional de ingreso teniendo en cuenta el F-071 Profesiograma, y que:

· Realizar los exámenes por una entidad especializada y con licencia en seguridad y salud en el trabajo.

· Realizar para Contratos de Obra las evaluaciones médicas ocupacionales basadas en el F-071 Profesiograma.

· Solicitar a la Entidad la certificación en donde determina la aptitud del candidato al cargo junto con las recomendaciones con respecto a los hallazgos encontrados.

· Realizar exámenes periódicos según el F-071 Profesiograma.

· Realizar el examen de egreso cada vez que el trabajador termine el contrato laboral con la empresa.

5.3. INDUCCION DEL PERSONAL

5.3.1. Personal de planta

Una vez contratado el nuevo empleado:

- Realizar inducción sobre seguridad y salud en trabajo y sobre el S.I.G., dejando el respectivo registro.

- Entregar la dotación de trabajo y la documentación relacionada con su trabajo.

La evaluación de la inducción se realizara cada año en el formato F-031 EVALUACION DE LA INDUCCCION.

5.3.2. Personal para labores ocasionales

Al personal que realice trabajos ocasionales en las instalaciones de la empresa diferentes al alcance de la organización como albañiles, plomeros, maestros de obras, fumigadores se les realizará una inducción enfocada a la conservación del ambiente mediante la apropiada disposición de los residuos generados por su labor, a la utilización de elementos de protección personal y ejecutar las actividades de manera segura, según los riesgos que se generen de su labor, dejando registro de la inducción.

5.4. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

5.4.1 Realizar semestralmente la evaluación del desempeño laboral.

5.4.2 Evaluar al personal utilizando los siguientes instrumentos:

· Formato F-018-1 para Nivel Técnico sin personal a cargo

· Formato F-018-2 para Nivel Técnico con personal a cargo

· Formato F-018-3 para Nivel Ejecutivo con personal a cargo

5.4.3 Tener en cuenta los siguientes factores de desempeño para realizar la evaluación:

· Para cargos Técnicos sin Personal a Cargo (Formato F-018-1):

v PRODUCTIVIDAD

v CONDUCTA

· Para cargos Técnicos con Personal a Cargo y Cargos ejecutivos con Personal a Cargo Formato F-018-2 y Formato F-018-3:

v PRODUCTIVIDAD

v PERSONAL

v CONDUCTA

5.4.4. Realizar la evaluación en presencia del evaluado y firmar el formato de evaluación del desempeño por el evaluador y por el evaluado; archivar en la carpeta de cada empleado.

5.5 ELABORACION Y EVALUACION DE PLANES DE FORMACION

5.5.1 Identificar de manera objetiva las necesidades reales de entrenamiento y/o formación de todos los trabajadores de la Empresa. Las siguientes son algunas de las fuentes de información que debe tener en cuenta para determinar esas necesidades:

· Resultados obtenidos en la evaluación del desempeño.

· Resultados de las auditorías internas,

· Quejas, Peticiones y Reclamos realizados por los clientes,

· Resultado del seguimiento y medición de los procesos,

· Resultados de las acciones correctivas,

· No Conformidades encontrados en la prestación del servicio,

· Legislación y normas con requerimientos que puedan afectar la Empresa,

· Cambios tecnológicos que afecten el desempeño en los puestos de trabajo, los cuales van a incidir o modificar las características de la prestación del servicio ,

· Cambios en los perfiles ocupacionales y/o responsabilidades de los cargos,

· Solicitudes realizadas directamente por los trabajadores y/o la Gerencia.

· Resultados de las investigaciones de incidentes o accidentes de trabajo.

· Reubicación de trabajadores por enfermedad profesional o incapacidades.

· Resultados de evaluaciones ambientales realizadas por el cliente o autoridades competentes.

· Resultados de la evaluación de cumplimiento de requisitos legales.

5.5.2 Analizar todas las necesidades de formación identificadas, aprobar aquellas que sean realizables, resulten más convenientes para los objetivos de la Empresa y ofrezcan mayor valor agregado a nuestros clientes. Establecer las prioridades de ejecución de los eventos de formación definidos, recordar que éste análisis requiere tener en cuenta, además, la evaluación de los eventos realizados anteriormente y que fueron incluidos en el respectivo plan de formación, con el fin de lograr el mejoramiento continuo del proceso de formación de la empresa.

5.5.3 En el formato F-017 Plan de Formación, programar las actividades de formación registrando la siguiente información:

Fecha de elaboración,
Periodo que cubre el Plan.
Actividades a desarrollar y fecha,
Número de horas y de personas a las cuales está dirigido,
Cargos a quienes va dirigido,
Objetivo del evento de formación,
Justificación,
Origen, el cual puede ser I: interna, o, E: externa,
Recursos requeridos, tales como lugares, papelería, ayudas didácticas, etc.,
El responsable de su ejecución.
Seguimiento,
Evaluación de la eficacia de la formación,

5.5.4 Dar a conocer al personal de Empresa y/o a las personas que usted considere necesario el Formato F-017 PLAN DE FORMACIÓN, con el fin de asegurar que todas las personas involucradas sean conscientes de su responsabilidad, de los recursos destinados y de las fechas establecidas para la realización de cada una de las actividades.

5.5.5 La ejecución obedece al cumplimiento de los lineamientos y especificaciones establecidos en el Formato F-017 PLAN DE FORMACIÓN, asegurar que las actividades de formación que han sido programadas se ejecuten en las fechas previstas, recordar que la persona responsable de la ejecución de un evento de formación, ya sea de carácter interno o externo, puede nombrar un coordinador interno si así lo desea. El coordinador se encargará de organizar la parte logística de la actividad.

Realizar el control de las actividades ejecutadas registrando en el Formato F-045 CONTROL DE ASISTENCIA FORMACION la siguiente información:

Nombre del tema objeto de la formación
Fecha de realización del evento
Nombre del expositor
Registre los nombres, número de la cédula de ciudadanía, cargo y firma de los asistentes al evento.

5.5.6 Realizar el seguimiento al Plan de Formación verificando la realización de las actividades planificadas. Registrar los resultados del seguimiento en el Formato F-017 PLAN DE FORMACIÓN anotando las actividades de formación ejecutadas en la columna:

1: Si el evento se realizó en la fecha prevista,

2: Si el evento se aplazó y no se ha realizado,

3: Si el evento se aplazó y se realizó en una nueva fecha.

5.5.7 Realizar la evaluación de la eficacia del evento de formación, con el fin de determinar si la formación proporcionada a sus trabajadores ha servido o no para mejorar el desempeño laboral, prevención de la contaminación ambiental, prevención de accidentes, el sentido de pertenencia a la empresa o las habilidades para desempeñar adecuadamente su trabajo; esta evaluación es realizada por el jefe, la cual debe hacerse un mes después de realizado el evento, con el fin de que exista el tiempo suficiente para notar cambios en los empleados, utilice el formato F-017 PLAN DE FORMACION.

Realizar la evaluación por los asistentes al evento, la cual debe ejecutarse inmediatamente después del evento de formación, en el formato F-028 EVALUACION DEL EVENTO DE FORMACION.

5.6 TOMA DE CONCIENCIA

Para que el personal sea consiente de:

a) Las consecuencias de seguridad y salud en el trabajo actuales o potenciales, los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados a sus actividades de trabajo y su comportamiento; los beneficios que tiene en Seguridad y salud en el trabajo y ambientales el mejoramiento del desempeño del personal;

b) Sus funciones, responsabilidades e importancia en alcanzar conformidad con las políticas, procedimientos y requisitos del S.I.G, incluyendo la preparación y respuesta ante emergencias;

c) Las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos especificados.

La empresa realizará las siguientes actividades:

a) Divulgación de las cartillas sobre el buen manejo de la energía, el agua y el papel.

b) Incluir dentro del Plan de Formación, un evento de re inducción, dirigido a todos los empleados, y cuyo propósito principal es el de mantener informado y motivado al personal en las políticas y objetivos del S.I.G., estrategias, metas, proyectos, resultados y perspectivas de la empresa a corto, mediano y largo plazo.

c) Realizar reuniones periódicas para reforzarles la importancia de cumplir con los procedimientos e instructivos especificados en el S.I.G. para conservar la salud e integridad de los trabajadores y conservar el medio ambiente.

6.0 FLUJOGRAMA

6.1. FLUJOGRAMA ELABORACION DE PERFILES OCUPACIONALES